Qu'est-ce que la communication en boucle fermée ? (Trucs et astuces)6 min lire

Communication en boucle fermée : Lorsque le chef d'équipe a demandé des informations à une personne spécifique ou une procédure à effectuer par cette personne, cette personne est tenue de confirmer qu'elle reconnaît la demande et de communiquer lorsque la tâche est terminée.

De cette façon, il est possible d'apporter des éclaircissements sur les demandes si nécessaire, ainsi que d'éviter les erreurs d'omission. La communication en boucle fermée garantit que les demandes de l'expéditeur sont entendues et comprises.

En utilisant la communication en boucle fermée, il a été découvert que les taux d'erreur peuvent être réduits car l'ambiguïté dans les instructions est éliminée, des questions peuvent être posées si la commande n'a pas été entièrement entendue et les personnes à proximité sont conscientes du plan d'action préféré. 

Que signifie « communication en boucle fermée » ?

Les communications en boucle fermée, souvent appelées «bouclage de la boucle», peuvent être accomplies de différentes manières, y compris l'enregistrement, le suivi ou la conclusion de la transaction.

Le terme trouve son origine dans les systèmes de contrôle, en particulier lorsque la boucle de contrôle est fermée pour maintenir la stabilité du système.

Les systèmes de contrôle en boucle ouverte sont comme des projets qui n'ont aucun moyen de les vérifier.

La grande majorité d'entre vous ont sans aucun doute été dans des situations où vous vous attendiez à ce que quelqu'un fasse quelque chose, et ils vous ont oublié, vous ont négligé ou ont fait la mauvaise chose.

L'incapacité à terminer le cycle est à l'origine de chacun de ces problèmes. La communication en boucle fermée permet à l'expéditeur et au destinataire de vérifier que le message qu'ils ont transmis a été reçu par l'autre.

En raison de son niveau d'efficacité plus élevé, la méthode de communication en boucle fermée réduit la probabilité de commettre des erreurs au sein d'une entreprise.

Nature d'une communication en boucle fermée :

Dans un scénario idéal, l'expéditeur et le destinataire doivent vérifier que le message a été correctement transmis.

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C'est la méthode la plus efficace pour s'assurer que le bon message est envoyé. Aussi, il est important de se rappeler qu'il est matériellement impossible d'envoyer toutes les informations sans s'être d'abord assuré qu'elles ont bien été reçues.

Dans un système de communication en boucle fermée, les deux parties reconnaissent que les informations qu'elles reçoivent sont correctes.

L'information est sans ambiguïté dans la communication en boucle ouverte. Cependant, dans un système en boucle fermée, l'expéditeur peut vérifier que les informations transmises ont été reçues et comprises avec succès.

Cela fournit à l'expéditeur la confirmation que sa demande a été envoyée avec succès.

Le processus de réception des commentaires permet de réduire les erreurs et d'améliorer la qualité globale de la communication. 

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Avantages de l'utilisation d'un système de communication en boucle fermée :

Pour mener à bien une tâche efficacement, la communication est une étape essentielle. Les équipes doivent avoir une communication efficace en boucle fermée pour réussir dans cette entreprise.

La capacité d'une équipe à interagir les unes avec les autres pour éliminer les erreurs est essentielle.

Cette procédure peut être d'une grande aide pour les équipes de diverses manières, y compris la résolution de problèmes, la résolution de conflits et le partage des connaissances.

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Comment assurer une communication en boucle fermée:

Avoir des objectifs facilement définissables :

L'un des éléments les plus difficiles de l'accomplissement des tâches est de comprendre vos véritables objectifs.

Envoyer quelqu'un d'autre sur une tâche qui prend vraiment du temps mais qui n'est pas communiqué en tant que telle est la chose la plus irritante qui puisse vous arriver.

Pour vous assurer que vous avez des objectifs bien définis, vous devez d'abord considérer les tâches qui doivent être accomplies, puis concevoir un plan logiquement solide.

Le plus important est de planifier, de déterminer quels objectifs sont les plus importants et de décider qui sera chargé d'atteindre ces objectifs.

Exprimez clairement votre point :

L'un des éléments les plus difficiles de l'accomplissement des tâches est de comprendre quels sont vos véritables objectifs.

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Envoyer quelqu'un d'autre sur une tâche qui prend vraiment du temps mais qui n'est pas communiqué en tant que telle est la chose la plus irritante qui puisse vous arriver.

Pour vous assurer que vous avez des objectifs bien définis, vous devez d'abord considérer les tâches qui doivent être accomplies, puis concevoir un plan logiquement solide.

Le plus important est de planifier, de déterminer quels objectifs sont les plus importants et de décider qui sera chargé d'atteindre ces objectifs.

Etablir des Points de Suivi Naturel :

Dans la communication en boucle fermée, suivre quelqu'un sur une tâche ou une mission est quelque chose que tout le monde ne trouve pas facile à faire.

Cela peut être difficile pour certaines personnes, car il est difficile de déterminer le moment opportun pour effectuer un suivi.

Si vous établissez des points de suivi naturels, tous vos contacts seront beaucoup plus prêts à accepter votre appel ou votre e-mail.

La plupart du temps, la personne qui souhaite le plus que l'activité soit réalisée propose ces prochaines étapes naturelles.

Conservez un enregistrement de toutes les conversations, événements et agendas :

La diffusion des ordres du jour, des procès-verbaux, des actions de suivi et des conclusions des réunions est la stratégie la plus efficace pour boucler la boucle.

Cela peut sembler beaucoup de travail, mais c'est un excellent moyen de lancer une discussion.

Lorsque vous envoyez des notes de réunion, vous établissez un point de suivi naturel qui peut être utilisé pour boucler la boucle sur diverses activités de votre organisation.

Lorsque vous vous êtes engagé à faire quelque chose, vous devez suivre :

Si vous voulez que d'autres personnes participent à vos activités, vous devez leur montrer le bon exemple à suivre.

Votre ponctualité ainsi que le ton et la teneur de vos messages de suivi refléteront votre souci de boucler la boucle, et cette préoccupation sera bien sûr contagieuse et se propagera à votre entourage.

Faciliter au maximum la tâche à quelqu'un est le moyen le plus efficace de le persuader qu'il est essentiel de boucler la boucle.

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Répétez jusqu'à ce que la boucle soit fermée :

Il n'y a aucune assurance qu'une personne a entendu votre demande ou qu'elle s'y conformera simplement parce que vous lui avez demandé de faire quelque chose.

N'oubliez pas que si vous voulez que quelque chose soit fait, vous devez faire l'effort nécessaire pour le faire. C'est la chose la plus importante à garder à l'esprit.

Cela signifie que vous devez continuer à parler de ce que vous voulez qu'il se passe et fermer la boucle de rétroaction pour vous assurer que cela se produise.

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Conclusion:

Il faut un certain effort pour maîtriser la communication en boucle fermée, comme tout le reste.

Il peut être ennuyeux ou même idiot de se répéter ou de confirmer que vous avez reçu un message, mais faire l'un ou l'autre est parfois nécessaire.

Cette gêne disparaîtra et vous pourrez en faire plus tout en ayant moins de maux de tête. Lorsqu'il s'agit de communiquer en groupe, la communication en boucle fermée est l'une des méthodes les plus efficaces. 

Pour qu'un processus de communication soit considéré comme en boucle fermée, le destinataire du message doit vérifier les informations incluses dans le message.

Parce qu'il ne peut pas être fait assez rapidement, ce mode de communication n'est pas aussi efficace dans un cadre organisationnel que les autres modes de communication.

Contrairement aux autres types de communication, les communications en boucle fermée appellent une confirmation. Si la personne ne confirme pas avoir reçu le message, l'expéditeur devra le renvoyer. 

Génial ; J'espère que cet article a répondu à votre question.

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